Personalbedarf nachvollziehbar beurteilen und Kapazitäten planen

Wir zeigen Ihnen, ob eine andere Aufgabenverteilung den Gesamtbedarf senkt oder Arbeit zwischen Gruppen verschiebt. Für Ihre Solution plus berechnen wir insgesamt drei Funktionsgruppen, zehn Aufgabenblöcke und drei Szenarien einschließlich Ausgangsfall. Vertretung und Reserve berücksichtigen wir mit vereinbarten Annahmen. Wir prüfen dabei, welche Anteile bereits in vorhandenen Ansätzen stecken.

Wir erklären, wie Mengen, Arbeitsteilung und Zeitansätze den Bedarf für operative und steuernde Aufgaben verändern. Ergebnisbandbreiten und Grenzen der Aussage arbeiten wir in die Entscheidungsvorlage ein. Sie unterstützt Ihre Gespräche mit Führungskräften und Personalstellen. Sie beziehen die zuständigen Stellen ein, die anhand der betrieblichen Anforderungen die tatsächliche Besetzung planen und Personalentscheidungen treffen.

• Sie benennen Fragestellung und Entscheidungstermin. Sie stellen vorhandene Aufgabenangaben für insgesamt drei Funktionsgruppen und zehn Aufgabenblöcke mit verfügbaren Mengen, Häufigkeiten und Datenstand bereit. Gemeinsam bestätigen wir drei Szenarien einschließlich Ausgangsfall; Aufgabenübersicht und Szenariobeschreibungen arbeiten wir aus.

• Sie stellen aktuelle Besetzung, Betriebszeiten, Anwesenheitsanforderungen, Zeitangaben, Arbeitszeit- und Abwesenheitsgrundlagen sowie Angaben zu Vertretung, Reserve und Aufgabenteilung bereit. Sie ergänzen die Grundlage durch Tätigkeitsauswertungen oder beziehen die benannten Personen für Auskünfte ein; dabei erläutern Sie saisonale Besonderheiten. Insgesamt sind bis zu zehn Unterlagenpakete mit höchstens 80 lesbaren Seiten vorgesehen.

• Sie beziehen die entscheidungsverantwortliche Führungskraft, fachliche, personalbezogene oder kaufmännische Ansprechpersonen und Koordination ein. Für die Unterlagenzusammenstellung planen Sie vier bis acht Stunden; Gespräche und interne Abstimmung kommen hinzu.

• Wir erstellen, berechnen und befüllen ein Kapazitätsmodell in Microsoft Excel für drei Funktionsgruppen, insgesamt zehn Aufgabenblöcke und drei Szenarien. Eingaben, Formeln und Arbeitszeitbezug bleiben nachvollziehbar. Vertretung und Reserve weisen wir ausdrücklich aus oder kennzeichnen sie als bereits enthalten.

• Wir erstellen eine Entscheidungsvorlage als Handlungsempfehlung in Microsoft Word. Darin erklären wir operative und steuernde Ressourcen, Ergebnisbandbreiten, begründete Annahmen und mögliche Doppelzählungen. Nötige weitere Erhebungen empfehlen wir konkret. Sie erkennen, ob eine andere Arbeitsteilung den Gesamtbedarf verändert oder Aufwand zwischen Gruppen verlagert.

• Wir ergänzen das Übergabe- und Prüfprotokoll um sämtliche Ergebnisse Ihrer Solution plus und übergeben es Ihnen.

Ihr Gesamtfestpreis beträgt 9.800 Euro netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Alle Leistungen der Solution sind enthalten.

Wir ordnen die Aufgabenblöcke und prüfen die Zeitgrundlagen mit Ihnen. Nach Abstimmung von verfügbarer Arbeitszeit und Szenarien bauen wir das Modell auf. Im enthaltenen Ergebnisgespräch gehen wir einen bereits betrachteten Aufgabenblock vom Mengenansatz bis zum Ergebnis durch. Mit Ihnen verfolgen wir, wie eine Eingabe das vorhandene Szenario verändert und was das Ergebnis bedeutet. Aufgabenbezug und Annahmen prüfen wir mit Ihnen; nötige Korrekturen übernehmen wir. Anwendung und Rückfragen halten wir im enthaltenen Übergabe- und Prüfprotokoll fest. Reichen die Daten für Ihre Entscheidung noch nicht, zeigen wir, welche Eingangsgrößen zuerst geklärt werden sollten.

Sie stellen vorhandene Tätigkeitsangaben bereit oder beziehen Fachpersonen ein, die die Aufgaben nachvollziehbar erläutern. Wir ordnen Aufgaben, Mengen und Häufigkeiten, stimmen begründete Zeitannahmen ab und entwickeln das ausgefüllte Rechenmodell. Dabei prüfen wir gleiche Zeiteinheiten und erkennbare Doppelansätze. Wir zeigen getrennt, welcher Bedarf aus der Arbeit selbst und welcher aus notwendiger Anwesenheit entsteht. Damit können Sie beides fachlich beurteilen. Fehlen tatsächliche Mengen oder Zeiten, benennen wir die betroffene Berechnung und die noch benötigte Grundlage.

Für die Solution plus prüfen wir besonders, ob Vertretung und Reserve bereits im verfügbaren Arbeitszeitansatz stecken. So werden dieselben Anteile nicht erneut aufgeschlagen. Wir erklären, ob eine Aufgabenverschiebung Gesamtbedarf oder Verteilung verändert. Unsichere Angaben bilden wir mit begründeten Bandbreiten ab. Könnte dadurch Ihre Entscheidung anders ausfallen, zeigen wir die zuerst zu klärende Grundlage und stimmen das weitere Vorgehen ab. Im Ergebnisgespräch gehen wir das Modell mit Ihnen an einem enthaltenen Aufgabenblock durch. Das hilft bei fachlichen Rückfragen; individuelle Personalentscheidungen und die vollständige Besetzungsplanung bleiben eigenständige Aufgaben.

• Jeder vereinbarte Aufgabenblock ist einer Funktionsgruppe zugeordnet. Menge, Häufigkeit, Zeitansatz und verfügbarer Arbeitszeitbezug sind mit Quelle oder gekennzeichneter Annahme ausgewiesen.

• Sie können für einen Aufgabenblock den Bedarf nachrechnen und eine Mengenänderung bis zum Szenarioergebnis verfolgen. Rechenbedarf und notwendige Anwesenheit bleiben unterscheidbar. Die gemeinsam besprochene Anwendung und geklärte Rückfragen sind im enthaltenen Übergabe- und Prüfprotokoll dokumentiert.

• Bei Solution plus sind Vertretung und Reserve ausdrücklich ausgewiesen oder als bereits enthalten gekennzeichnet. Unsichere Ansätze und mögliche Doppelzählungen werden mit ihren Ergebnisfolgen erläutert.

Vor Ihrer Beauftragung machen wir aus den indikativen Checklisten gemeinsam Ihre verbindliche Auftragsliste. Bei der Übergabe gleichen wir unsere Ergebnisse damit ab. Erforderliche Korrekturen sind im Festpreis enthalten. Eine vereinbarte Abnahme bestätigen Sie ausdrücklich. Für offene Leistungen halten wir Zuständigkeit und Termin fest. Auch bei fehlenden Grundlagen bleibt die zugesagte Ausarbeitung unsere Aufgabe.

Im kostenfreien Erstgespräch besprechen wir Ihren anstehenden Personalbedarf. Als FM-Solutionmaker von FM-Connect.com nutzen wir unseren Blueprint, um Aufgaben abzugrenzen, Mengen und Zeiten zu prüfen und Szenarien zu rechnen. Mit den Vorlagen für Aufgabenübersicht, Kapazitätsmodell und Handlungsempfehlung arbeiten wir Ihre Ergebnisse aus. Die Anpassung von Vorgehen und Unterlagen an Ihre Aufgabe im vereinbarten Umfang ist im Festpreis enthalten.

Für belastbarere Zeitansätze führen wir eine zusätzlich beauftragte Erhebung durch und erklären Ergebnisse samt Einschränkungen. Sie nennen uns Tätigkeiten, betriebliche Bedingungen und gewünschten Beobachtungsumfang. Die Erhebungsmethode stimmen wir ab. Fehlende Aufgaben können wir im vereinbarten Umfang erheben und mit Mengen und Funktionszuordnung in einem Verzeichnis dokumentieren. Dafür nennen Sie uns die Bereichsgrenzen und beziehen auskunftsfähige Ansprechpersonen ein. Erforderliche Tätigkeiten vor Ort weisen wir separat aus.

Nach wesentlichen Änderungen können wir Ihr Modell im zusätzlich vereinbarten Umfang aktualisieren. Sie stellen neue Aufgaben-, Mengen- oder Betriebszeitdaten bereit; wir überarbeiten die Rechnung und erklären die Änderungen. Für jede Sonderleistung vereinbaren wir vorab einen eigenen verbindlichen Festpreis mit Methode und benannten Ergebnissen. Eine laufende Modellpflege erhält einen eigenen Umfang.

Als Ihre FM-Solutionmaker von FM-Connect.com arbeiten wir persönlich mit Ihnen: als Senior Berater im Facility Management, online über Microsoft Teams. Alle erforderlichen Abstimmungen, Nebenleistungen und Überarbeitungen gehören zum Festpreis. Sie erhalten bearbeitbare Dateien und eine lesbare Schlussfassung.

Wir arbeiten Ihre Ergebnisse aus, prüfen die Qualität und gehen die vereinbarte Anwendung mit Ihnen durch. Hinweise und notwendige Korrekturen halten wir im Übergabe- und Prüfprotokoll fest. Eigene Fehler korrigieren wir ohne zusätzliches Honorar.

Ihre Termine geben uns die Richtung vor. Vor der Beauftragung bestätigen wir einen leistbaren Zeitplan. Bevor wir anschließend vertrauliche Informationen austauschen, schließen wir mit Ihnen eine Vertraulichkeitsvereinbarung.

Wenn Sie zur Solution plus wechseln, rechnen wir bereits berechnete Leistungen für dieselbe Frage und weiter verwendbare Grundlagen vollständig an. Noch unberechnete Anteile gehen in den Gesamtfestpreis ein. Die Anrechnung hat keine pauschale Verfallsfrist.

Wir rechnen die erbrachten Leistungen am Monatsende zeitanteilig nach dem vereinbarten Leistungsplan ab. Nach vollständiger Leistung ergeben alle Rechnungen zusammen Ihren Festpreis. Unser höherer interner Aufwand erhöht Ihren Preis nicht.

Organisation – Arbeitsmengen und Steuerungskapazität nachvollziehen.

Personal – Kapazitäten mit Qualifikationen und Personalentwicklung verbinden.

Beauftragen Sie Ihre Solution oder Solution plus per Bestellung oder buchen Sie verbindlich über unser Buchungsformular. Ihren Termin stimmen Sie über unser Kontaktformular mit uns ab.