Eine gute Organisation braucht ausreichend Kapazität, nicht nur gute Organigramme
Facility-Management-Organisationen werden häufig strukturell neu gestaltet, ohne anschließend präzise zu prüfen, wie viele personelle Ressourcen die vorgesehenen Aufgaben tatsächlich benötigen.
Das Ergebnis kann eine formal klare Organisation sein, deren Beschäftigte dauerhaft überlastet sind.
Die Hauptseite enthält bereits eine eigene Beratung zu Personal, Demografie und Qualifizierung; spezifische Ressourcenbemessung ist dort jedoch noch keine eigenständige Beratungsseite. GEFMA 270-1 behandelt Ressourcenbemessung im FM ausdrücklich als eigenes methodisches Feld.
Ressourcenbemessung und Steuerungskapazität im FM gezielt ausrichten
Ausgangspunkt sollte nicht sein: „Wir haben heute acht Mitarbeiter – wie verteilen wir sie?“
Sondern: Welche Aufgaben müssen zuverlässig wahrgenommen werden und welcher Aufwand entsteht daraus?
Dazu gehören beispielsweise:
Objektmanagement,
technische Betriebsführung,
Betreiberpflichten,
Vertragssteuerung,
Service Desk,
Projekte,
Energie,
Datenmanagement,
Budget und Reporting.
Operative und steuernde Ressourcen trennen
Ein häufiger Fehler besteht darin, nur ausführendes Personal zu betrachten.
Auch ausgelagerte Leistungen erzeugen internen Aufwand.
Dienstleister müssen:
beauftragt,
kontrolliert,
fachlich bewertet,
kaufmännisch gesteuert,
dokumentiert
werden.
Je größer der Outsourcinggrad, desto wichtiger kann eine ausreichend bemessene Auftraggebersteuerung sein.
Treiber der Ressourcenbemessung bestimmen
Der Personalbedarf hängt nicht allein von Quadratmetern ab.
Relevante Einflussgrößen können sein:
Anzahl Standorte,
Anlagenzahl,
technische Kritikalität,
Betriebszeiten,
Zahl Dienstleister,
Projektvolumen,
regulatorische Anforderungen,
Digitalisierungsgrad.
Ein hochinstallierter Industriestandort benötigt eine andere FM-Kapazität als ein vergleichbar großes Verwaltungsgebäude.
Sollprozesse als Grundlage verwenden
Ressourcen sollten an der künftig gewünschten Arbeitsweise bemessen werden.
Wenn Prozesse automatisiert oder standardisiert werden sollen, kann sich Personalbedarf verändern.
Eine reine Fortschreibung historischer Aufwände würde diese Verbesserung nicht berücksichtigen.
Eine Organisation, die im Normalbetrieb exakt zu 100 Prozent ausgelastet ist, besitzt keine Reserve für:
Urlaub,
Krankheit,
Störungen,
Projekte,
Krisen.
Vertretungsfähigkeit gehört deshalb ausdrücklich zur Ressourcenplanung.
Schlüsselrollen besonders betrachten
Bei einzelnen Spezialfunktionen kann eine Person ausreichend Kapazität besitzen, aber ein erhebliches Single-Point-of-Failure-Risiko darstellen.
Dann sind Stellvertretung und Wissenstransfer entscheidend.
Szenarien entwickeln
Wir können beispielsweise vergleichen:
hohe Eigenleistung,
hybrides Modell,
stark ausgelagertes FM.
Für jedes Modell werden interne und externe Ressourcen betrachtet.
Wirtschaftlichkeit ganzheitlich beurteilen
Weniger interne Stellen bedeuten nicht automatisch niedrigere Gesamtkosten.
Hohe Fremdleistungs- und Steuerungskosten können den Effekt kompensieren.
Deshalb werden Personalkosten, externe Leistungen und Risikowirkung gemeinsam betrachtet.
Die zentrale Frage lautet:
Welche personellen und fachlichen Ressourcen benötigt unsere FM-Organisation, um die von ihr erwarteten Aufgaben zuverlässig auszuführen und externe Leistungen wirksam zu steuern?
Damit wird Ressourcenbemessung zu einem wichtigen Bindeglied zwischen Organisationsdesign, Sourcing, Digitalisierung und realer Betriebsfähigkeit.
