Definieren, wie Facility Management künftig tatsächlich funktionieren soll
Eine neue Aufbauorganisation allein schafft noch kein funktionierendes Facility Management. Ebenso wenig genügt eine neue Software oder ein neu ausgeschriebener Dienstleistervertrag. Entscheidend ist das Zusammenspiel von Organisation, Prozessen, Systemen, Kompetenzen und Steuerungsmechanismen.
Genau dieses Zusammenspiel beschreibt ein Target Operating Model – ein FM-Zielbetriebsmodell.
Die bestehende Organisationsberatung von FM-Connect betrachtet bereits Aufbauorganisation, Rollen, Entscheidungswege, Eskalationsmechanismen und Eigen-/Fremdleistungsstrukturen. Eine eigenständige Beratungsseite zum integrierten Zielbetriebsmodell würde diese Elemente zu einem Gesamtbild verbinden.
Welche Rolle soll Facility Management im Unternehmen künftig einnehmen?
Mögliche Ausprägungen reichen vom stark operativen internen Betrieb bis zu einer schlanken Auftraggeber- und Steuerungsorganisation mit weitgehend extern erbrachten Services.
Die richtige Lösung hängt unter anderem ab von:
Portfolio,
Kerngeschäft,
Kritikalität,
Eigenleistungskompetenz,
Marktverfügbarkeit,
Unternehmensstrategie.
Organisationsmodell festlegen
Danach wird definiert, welche Ebenen benötigt werden.
Typische Strukturen können umfassen:
Corporate FM,
zentrale Steuerungsfunktionen,
regionale Organisation,
Standort-FM,
Objektmanagement,
operative Eigenleistung,
externe Dienstleister.
Entscheidend ist, Doppelarbeit und Steuerungslücken zu vermeiden.
Prozesse mit Rollen verbinden
Ein Organigramm zeigt noch nicht, wie gearbeitet wird.
Deshalb werden zentrale FM-Prozesse dem Organisationsmodell zugeordnet:
Bedarf,
Störung,
Instandhaltung,
Betreiberpflichten,
Flächen,
Verträge,
Projekte,
Budget,
Energie,
Reporting.
Für jeden Prozess werden Verantwortungen und Übergaben definiert.
Sourcing integrieren
Make-or-Buy ist ein zentraler Bestandteil des Zielbetriebsmodells.
Wir bestimmen, welche Aufgaben:
intern geführt,
intern ausgeführt,
extern vergeben,
gemeinsam erbracht
werden sollen.
Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen Ausführung und Steuerung. Eine extern erbrachte Leistung benötigt weiterhin Auftraggeberkompetenz.
Daten und Systeme einbeziehen
Digitale Systeme müssen das Zielbetriebsmodell unterstützen.
Dazu gehören beispielsweise:
CAFM,
Service Desk,
DMS,
ERP,
Gebäudeautomation,
Reporting.
Nicht die Software bestimmt den Prozess. Zunächst wird festgelegt, wie die Organisation arbeiten soll; anschließend wird die passende Systemunterstützung entwickelt.
Das Modell legt auch fest:
welche Entscheidungen lokal getroffen werden,
welche zentral bleiben,
welche Freigabegrenzen bestehen,
wie Risiken eskaliert werden,
welche Managementinformationen benötigt werden.
Kompetenzen und Ressourcen bemessen
Jede vorgesehene Funktion benötigt ausreichende Kapazität und Kompetenz.
Deshalb gehören Rollenprofile, Qualifikationen und Ressourcenbedarf zum Target Operating Model.
Vom Zielbild zur Umsetzung
Das Ergebnis besteht nicht nur aus einer Grafik.
Ein vollständiges Zielbetriebsmodell liefert:
Organisationsstruktur,
Rollenmodell,
Prozesslandkarte,
Sourcing-Modell,
Systemarchitektur,
Governance,
Reporting,
Ressourcenmodell.
Das Betriebssystem der FM-Organisation
Ein Target Operating Model beantwortet letztlich:
Wer macht künftig was, mit welchen Befugnissen, nach welchen Prozessen, mit welchen Systemen und unter welcher Steuerung?
Damit wird aus einem strategischen FM-Zielbild ein praktisch umsetzbares Organisations- und Betriebsmodell.
