FM frühzeitig in Unternehmensveränderungen einbeziehen
Fusionen, Unternehmenskäufe und Carve-outs werden häufig zunächst aus rechtlicher, finanzieller und organisatorischer Perspektive geplant. Facility Management wird teilweise erst dann intensiv einbezogen, wenn Standorte, Verträge, Systeme oder technische Leistungen praktisch getrennt beziehungsweise zusammengeführt werden müssen.
Dabei können genau diese Themen entscheidend für die Betriebsfähigkeit am Day 1 sein.
Auf der Hauptseite von FM-Connect besteht bislang keine eigene Beratungsseite für M&A- oder Carve-out-Situationen; einzelne Fachportale greifen solche Konstellationen lediglich punktuell auf.
FM-Integration bei Unternehmensveränderungen steuern
Am Anfang muss geklärt werden, welche FM-Ressourcen zur betroffenen Organisation gehören.
Dazu zählen beispielsweise:
Gebäude und Mietflächen,
technische Anlagen,
Facility-Verträge,
Mitarbeiter,
CAFM- und Betriebsdaten,
Schlüssel und Zutritt,
Fahrzeuge,
Ersatzteile,
Dienstleister,
Genehmigungen und Nachweise.
Gerade bei gemeinsam genutzten Standorten können Abgrenzungen komplex sein.
Kritische Services für Day 1 identifizieren
Nicht alle Veränderungen müssen zum rechtlichen Stichtag vollständig abgeschlossen sein.
Entscheidend ist zunächst die Betriebsfähigkeit.
Für Day 1 sollten mindestens kritische Leistungen gesichert sein:
technische Versorgung,
Security und Zutritt,
Reinigung,
Entsorgung,
Service Desk,
Instandhaltung,
Notfallorganisation.
Dazu können Übergangsvereinbarungen erforderlich sein.
Shared Services und TSA bewerten
Nach einem Carve-out werden Leistungen teilweise vorübergehend vom bisherigen Mutterunternehmen weiter erbracht.
Solche Transitional Service Arrangements müssen für FM konkret beschreiben:
Leistung,
Dauer,
Preis,
Daten,
Verantwortlichkeit,
Exit.
Ohne frühzeitige Exit-Planung kann aus einer Übergangslösung eine langfristige Abhängigkeit entstehen.
Es ist zu prüfen:
welche Verträge übertragen werden,
welche neu abgeschlossen werden müssen,
welche Dienstleistungen gemeinsam genutzt wurden,
welche Ausschreibungen erforderlich werden.
Kündigungs- und Übertragungsfristen können für die Transaktionsplanung relevant sein.
Daten und Systeme trennen beziehungsweise integrieren
CAFM, Ticketsysteme, Dokumentenablagen oder Zutrittsplattformen enthalten häufig Daten mehrerer Gesellschaften oder Standorte.
Bei Carve-out müssen diese getrennt werden.
Bei Integration müssen dagegen unterschiedliche Datenmodelle harmonisiert werden.
FM-Organisation anpassen
Auch Rollen verändern sich.
Nach einem Carve-out fehlen möglicherweise bisher zentral erbrachte Funktionen wie Einkauf, Energiemanagement oder CAFM-Administration.
Bei einer Integration entstehen dagegen Doppelstrukturen.
Das Target Operating Model sollte deshalb früh entwickelt werden.
Synergien realistisch bewerten
M&A erzeugt nicht automatisch FM-Einsparungen.
Synergien können entstehen aus:
Standortkonsolidierung,
Einkaufsbündelung,
gemeinsamen Systemen,
Dienstleisterharmonisierung.
Sie benötigen jedoch meist zunächst Transformationsaufwand.
Stabilisierung nach Day 1 planen
Nach dem Stichtag beginnt die eigentliche Integration.
Ein Hypercare- beziehungsweise Stabilisierungsprozess erfasst Probleme und offene Übergaben.
Professionelles FM bei M&A beantwortet deshalb zwei Fragen gleichzeitig:
Was muss am Stichtag funktionieren?
und
Wie soll die künftige gemeinsame beziehungsweise getrennte FM-Organisation aussehen?
Damit wird Facility Management von einer spät beteiligten Supportfunktion zu einem wichtigen Bestandteil erfolgreicher Unternehmensintegration und -separation.
