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KI-Einsatz in der Prozesshierarchie unserer FM-Beratungs- und Ingenieurnetzwerkes
Die folgende tabellarische Übersicht erweitert unsere Prozesshierarchie um mögliche KI-Unterstützungen. Für jeden Prozessschritt werden Art der KI-Unterstützung, der konkrete Wertbeitrag, der geschätzte Implementierungsaufwand und mögliche Tools/Technologien dargestellt.
Ansätze zur Optimierung unserer Geschäftsprozesse mit KI-Tools
| Teilprozess | Prozessschritt | KI-Unterstützung (Art und Ziel) | Wertbeitrag | Empfohlene Tools/Technologien |
|---|---|---|---|---|
| FM-Strategieentwicklung | Ist-Analyse der aktuellen FM-Situation | KI-gestützte Datenanalyse und Mustererkennung (Analyse) zur schnellen Auswertung von Bestandsdaten (Leistung, Kosten, Flächen etc.) | Liefert fundierte Erkenntnisse für datengestützte Entscheidungen und identifiziert Optimierungspotenziale (Zeitersparnis, höhere Planungsqualität) | Power BI (Datenanalyse), GPT-5 (Textauswertung) |
| FM-Strategieentwicklung | Zielsetzung & KPI-Definition | KI-Assistenz durch Benchmarking-Analyse (Assistenz): GPT-gestützte Auswertung von Branchenkennzahlen und internen Daten zur Zielfindung | Berücksichtigt Best Practices und vergangene Projektdaten für realistische Ziele; steigert die Qualität der Strategie und erhöht die Wettbewerbsfähigkeit durch fundierte KPI-Festlegung | GPT-5 (Ideen- und Textgenerierung), ChatGPT Enterprise (sichere Nutzung interner Daten) |
| FM-Strategieentwicklung | Strategie- & Maßnahmenplanung | KI-gestützte Szenario-Modellierung (Analyse): Simulation verschiedener Entwicklungsstrategien und automatisches Erstellen einer Roadmap | Identifiziert optimale Maßnahmenfolgen und mögliche Risiken; reduziert Planungsfehler und erhöht die Qualität der strategischen Planung (Fehlerreduktion, höhere Entscheidungssicherheit) | Azure ML (Szenario-Simulation), GPT-5 (Unterstützung bei Maßnahmentexten) |
| Portfolio- & Masterplanung | Portfolioanalyse (Standorte/Objekte) | Automatisierte Portfolio-Analyse mittels ML-Algorithmen (Analyse): KI bewertet FM-Kennzahlen aller Objekte und erkennt Auffälligkeiten | Findet ineffiziente Objekte oder Kostentreiber frühzeitig; ermöglicht faktenbasierte Investitionsentscheidungen (Zeitersparnis, Kostensenkung) durch ganzheitliche Sicht auf das Portfolio | Power BI (KI-gestützte Dashboards), Azure ML (Datenmustererkennung) |
| Portfolio- & Masterplanung | Investitions- und Ressourcenplanung | Predictive Analytics für Kapazitäts- und Budgetplanung (Analyse): KI prognostiziert zukünftigen Ressourcenbedarf und Instandhaltungsinvestitionen | Erhöhte Planungsgenauigkeit bei Budget und Mittelverwendung (datengestützt); verhindert Über-/Unterinvestitionen und steigert finanzielle Effizienz (Kosteneinsparung) | Power BI (Forecast-Funktionen), Azure ML (Kostenprognose-Modelle) |
| Teilprozess | Prozessschritt | KI-Unterstützung (Art und Ziel) | Wertbeitrag | Empfohlene Tools/Technologien |
|---|---|---|---|---|
| Planung technischer Projekte | Bedarfserhebung & Datenanalyse | Automatisierte Bedarfsermittlung durch KI (Analyse): KI wertet Sensordaten, Bestandsberichte und Nutzerfeedback aus, um Optimierungsbedarfe zu identifizieren | Deckt versteckte Problemstellen auf und liefert ein fundiertes Anforderungsprofil; spart Analysezeit und erhöht die Planungsqualität (Zeitersparnis, Qualitätsgewinn) | GPT-5 (Textauswertung von Berichten), Power BI (Datenanalyse) |
| Planung technischer Projekte | Konzept- und Entwurfserstellung | KI-generierte Konzeptentwürfe (Assistenz): Generative Design-Tools erstellen alternative Lösungsdesigns; Bild-KIs visualisieren Konzeptideen | Ermöglicht kreative Lösungsansätze durch vielfältige Varianten; schnellere Konzeptphase und überzeugende Visualisierungen für den Kunden (Qualitätsgewinn, Zeitersparnis) | Midjourney (Konzept-Visualisierung), GPT-5 (Konzeptbeschreibung) |
| Planung technischer Projekte | Simulation & Optimierung | KI-gestützte Simulation und Optimierung (Analyse): ML-Modelle simulieren z.B. Energie- oder Prozessperformance und optimieren Parameter automatisch | Findet optimale Einstellungen bzw. Designs für maximale Effizienz; reduziert Fehler und Nachbesserungen durch frühzeitige Validierung (Qualitätssteigerung, Fehlerreduktion) | Azure ML (Optimierungsmodell), Autodesk Generative Design (KI-Planungstools) |
| Planung technischer Projekte | Dokumentation & Präsentation | Automatisierte Dokumentationserstellung (Assistenz): KI (z.B. GPT-5) formuliert Berichte, Auswertungen und Präsentationsfolien aus Planungsdaten | Spart erheblich Zeit bei Bericht und Angebotserstellung; konsistente, professionelle Dokumente mit geringerer Fehlerquote (Zeitersparnis, Qualitätssteigerung) | GPT-5 (Berichts- und Foliengenerierung, z.B. via ChatGPT Enterprise) |
| Instandhaltungsplanung | Wartungsdatenanalyse & -diagnose | Predictive-Maintenance-Analyse (Analyse): KI wertet historische und Echtzeit-Maschinendaten aus, um Ausfallrisiken frühzeitig zu erkennen | Wechsel von reaktiv zu proaktiv: vermeidet unerwartete Ausfälle (bis zu 70% weniger Störungen), verlängert die Lebensdauer von Anlagen und reduziert Wartungskosten (Kosteneinsparung) | Azure ML (Vorhersagemodelle), Power BI (Trendanalyse) |
| Instandhaltungsplanung | Wartungsplan-Erstellung | Automatisierte Einsatz- und Wartungsplanung (Automatisierung): KI priorisiert und terminiert Wartungsaufgaben optimal anhand vorausschauender Analysen | Optimierte Zeitplanung minimiert Ausfallzeiten und verbessert die Ressourcen-Nutzung (höhere Effizienz); reduziert Administrationsaufwand bei der Planerstellung (Zeitersparnis) | UiPath (Planungs-Automation), Power Automate (Workflow-Integration) |
| Instandhaltungsplanung | Ersatzteil- & Ressourcenplanung | KI-gestützte Ersatzteillogistik (Analyse/Automatisierung): ML prognostiziert benötigte Ersatzteile und optimiert Lagerbestände; RPA automatisiert Nachbestellungen | Verhindert Ersatzteilengpässe durch vorausschauendes Auffüllen; senkt Lagerkosten durch optimierte Bestände und beschleunigt die Beschaffung (Zeit- und Kosteneinsparung) | UiPath (automatisierte Bestellungen), Power BI (Verbrauchsprognosen) |
| Flächen- und Umzugsplanung | Nutzungsanalyse (Belegung) | KI-gestützte Auslastungsanalyse (Analyse): KI wertet Belegungs- und Sensordaten aus, um Nutzungsgrade und Muster (Stoßzeiten, Leerstände) zu erkennen | Identifiziert ungenutzte oder ineffizient genutzte Flächen sowie Optimierungspotenziale für Produktivität und Nutzerzufriedenheit; liefert belastbare Grundlage für Flächenentscheidungen (Kostenersparnis durch bessere Auslastung) | Power BI (Auslastungs-Dashboards), Azure IoT (Sensorintegration) |
| Flächen- und Umzugsplanung | Layout- und Umzugsplanung | Automatisierte Layout-Optimierung (Assistenz): Generative KI schlägt Raumaufteilungen oder Desk-Sharing-Konzepte basierend auf Nutzungsdaten vor; visuelle KI-Tools erstellen Grundrisse | Effizientere Flächennutzung durch KI-optimierte Raumkonzepte; reduziert Planungszeit und Abstimmungsschleifen, erhöht Mitarbeiterzufriedenheit durch bedarfsgerechte Arbeitsumgebung (Qualitäts- und Effizienzgewinn) | Midjourney (Raumlayout-Visualisierung), GPT-5 (Planungsvorschläge) |
| Teilprozess | Prozessschritt | KI-Unterstützung (Art und Ziel) | Wertbeitrag | Empfohlene Tools/Technologien |
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| Wartungs- & Serviceabwicklung | Serviceanfragen & Ticketing | KI-Service-Chatbot (Assistenz/Automatisierung): Chatbot nimmt Störungsmeldungen und Nutzeranfragen entgegen, stellt Diagnosefragen und erstellt automatisch Tickets im FM-System | 24/7-Verfügbarkeit und sehr schnelle Reaktionszeiten (Antwortzeiten um ~75% schneller); Entlastet Servicepersonal und steigert die Nutzerzufriedenheit durch unmittelbare Hilfe | ChatGPT Enterprise (kundenspezifischer Chatbot), Azure Bot Service (Integration) |
| Wartungs- & Serviceabwicklung | Einsatzplanung & Dispatch | Intelligente Einsatzplanung (Automatisierung): KI plant Techniker-Einsätze optimal nach Dringlichkeit, Standort und Qualifikation (inkl. Routenoptimierung) | Kürzere Reaktions- und Anfahrtszeiten (Dispatch um ~60% schneller)[7]; effiziente Ressourcennutzung, weniger Leerlaufzeiten der Techniker (Produktivitätssteigerung, Kostensenkung) | Azure ML (Touren- und Einsatzoptimierung), UiPath (automatisierte Benachrichtigungen) |
| Wartungs- & Serviceabwicklung | Ausführungskontrolle & Qualitätssicherung | Automatisierte Qualitätskontrolle (Analyse): Computer Vision und IoT-Sensoren prüfen ausgeführte Wartungs- oder Reinigungsarbeiten (z.B. Bilderkennung für erledigte Aufgaben, Sensor-Messwertabgleich) | Früherkennung von Fehlern oder Abweichungen, geringeres Risiko menschlicher Übersehungsfehler; gewährleistet konstant hohe Servicequalität und erhöht die Betriebssicherheit (Fehlerreduktion, Qualitätssteigerung) | Azure Cognitive Services (Bild- & Anomalieerkennung), GPT-5 (dynamische Checklisten-Assistenz) |
| Wartungs- & Serviceabwicklung | Dokumentation & Auswertung | Automatisiertes Reporting (Assistenz/Automatisierung): KI generiert aus Ticket- und Sensordaten automatisch Abschlussberichte und Auswertungen; NLP fasst Techniker-Kommentare verständlich zusammen | Deutliche Zeitersparnis bei der Dokumentation (Berichte in Minuten statt Stunden); konsistente Berichte und Erkenntnisgewinn durch automatische Trendanalysen (Zeitersparnis, Wissensgewinn) | GPT-5 (Berichtsgenerierung aus Rohdaten), UiPath (Datenaggregation aus FM-System) |
| Lieferanten- & Vertragsmanagement | Vertragsverwaltung & Fristenüberwachung | Automatisierte Vertragsanalyse (Assistenz): KI extrahiert wichtige Vertragsklauseln (Fristen, SLA) und stellt automatische Fristenerinnerungen ein | Kein Termin oder SLA wird übersehen (vermeidet Vertragsstrafen durch Fehlerreduktion); reduziert manuellen Prüfaufwand, spart Zeit und erhöht die Compliance-Sicherheit (Wettbewerbsvorteil durch Zuverlässigkeit) | GPT-5 (Vertragszusammenfassung), UiPath (Fristen-Tracking in Kalender) |
| Lieferanten- & Vertragsmanagement | Leistungsüberwachung der Dienstleister | Datengetriebene Leistungsanalyse (Analyse): KI überwacht Lieferanten-KPIs (Reaktionszeit, Qualität, Kosten) und erkennt Trends oder Abweichungen automatisch | Objektive, kontinuierliche Bewertung der Dienstleisterleistung; frühzeitige Identifikation von Problemen ermöglicht gezieltes Gegensteuern oder Neuverhandlung (Qualitätssteigerung, Kostensenkung) | Power BI (Lieferanten-Dashboard mit KI-Visualisierungen), Azure ML (Anomalie-Erkennung) |
| Gebäudebetrieb & Energieoptimierung | Monitoring & Steuerung der Gebäudetechnik | KI-basierte Gebäudeleittechnik (Automatisierung): KI überwacht in Echtzeit Klima, Lüftung, Beleuchtung etc. und passt Einstellungen dynamisch an Belegung, Wetter und Nutzungsverhalten an | Optimierter Energieverbrauch bei gleichem Komfort (Energieeinsparung bis ~30% möglich)[8]; weniger manuelle Eingriffe und geringere Bedienfehler durch automatische Regelungen[9] (Nachhaltigkeit, Fehlerreduktion) | Building Management System mit KI (z.B. BrainBox AI), Azure IoT (IoT-Sensorik & Steuerung) |
| Teilprozess | Prozessschritt | KI-Unterstützung (Art und Ziel) | Wertbeitrag | Empfohlene Tools/Technologien |
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| Vertrieb & Angebotserstellung | Marktanalyse & Lead-Identifikation | KI-gestützte Marktanalyse (Analyse): KI scannt Marktberichte, Social Media und Ausschreibungsdaten, um Trends und potenzielle Kundenprojekte zu identifizieren | Frühzeitige Identifikation von Geschäftschancen und Risiken; fundiertere Vertriebsstrategie und Wettbewerbsvorteil durch umfassende Marktkenntnis (Zeitersparnis bei Research) | GPT-5 (Web- & Datenanalyse), Power BI (Visualisierung von Marktdaten) |
| Vertrieb & Angebotserstellung | Angebotserstellung | Automatisierte Angebotserstellung (Assistenz): GPT-gestützte Generierung von Angebotstexten und Kostenzusammenstellungen aus Leistungsbeschreibungen | Erhebliche Zeitersparnis bei der Angebotserstellung; konsistente, professionell formulierte Angebote mit geringerer Fehlerquote, steigert die Erfolgschancen (Qualitätsgewinn) | GPT-5 (Textgenerierung), ChatGPT Enterprise (sichere Verarbeitung sensibler Angebotsdaten) |
| Vertrieb & Angebotserstellung | Präsentation & Verhandlung | KI-Unterstützung für Präsentationen (Assistenz): KI erstellt Folien-Entwürfe auf Knopfdruck und simuliert Q&A-Sessions zur Vorbereitung auf Kundentermine | Zeitersparnis bei der Erstellung von Präsentationen; bessere Vorbereitung auf Kundenfragen durch realistische Simulation, vermeidet Missverständnisse und erhöht Professionalität (Qualitätssteigerung) | GPT-5 (Folien- und Redetext-Generierung), Midjourney (Grafiken für Präsentationen) |
| Personalmanagement | Rekrutierung & CV-Screening | Automatisiertes Bewerber-Screening (Automatisierung): KI filtert eingehende Lebensläufe nach definierten Kriterien und bewertet Kandidatenpassung mittels NLP | Erhebliche Zeitersparnis in der Vorauswahl; einheitliche Bewertung reduziert subjektive Fehler und sorgt für effizienten Auswahlprozess (Fehlerreduktion) | UiPath (CV-Datenextraktion), GPT-5 (automatisierte Profilanalyse) |
| Personalmanagement | Weiterbildung & Wissensvermittlung | Personalisierte Lernempfehlungen (Analyse): KI identifiziert individuelle Kompetenzlücken und empfiehlt passende Schulungen; Chatbot beantwortet FAQs zu Prozessen/Regelungen | Gezielter Kompetenzaufbau der Mitarbeiter (höhere Qualität des Personals); schnellerer Wissenstransfer und -zugriff für Mitarbeiter, was die Produktivität steigert (Zeitersparnis) | GPT-5 (interner Wissenschatbot für Mitarbeiter), KI-Lernplattform (autom. Kursvorschläge) |
| Personalmanagement | Personalverwaltung & HR-Services | HR-Self-Service & RPA (Automatisierung): Chatbot beantwortet Routinefragen (Urlaubstage, Richtlinien) und RPA automatisiert Prozesse wie Zeiterfassung, Spesen oder Lohnabrechnung | Schnellere Mitarbeiterbetreuung durch 24/7-Self-Service; HR-Team wird von Routineaufgaben entlastet, weniger Erfassungsfehler in der Verwaltung (Zeitersparnis, Fehlerreduktion) | ChatGPT Enterprise (HR-Chatbot für Mitarbeiter), UiPath (Automatisierung von HR-Transaktionen) |
| Finanz- & Rechnungswesen | Budgetplanung & Forecast | KI-gestützte Budgetplanung (Analyse): KI analysiert historische Ausgaben und Leistungsdaten, um präzise Budgetprognosen und Kostentrends zu erstellen | Höhere Prognosegenauigkeit und frühzeitige Erkennung von Kostentreibern (datenbasiert); unterstützt fundierte finanzielle Entscheidungen und vermeidet Planungsfehler (Kosteneinsparung, Wettbewerbsfähigkeit) | Power BI (Forecast- und KPI-Tools), Azure ML (Forecast-Modelle) |
| Finanz- & Rechnungswesen | Rechnungsverarbeitung & Controlling | Automatisierte Rechnungsprüfung (Automatisierung): KI-gestützte OCR liest Eingangsrechnungen aus und gleicht sie mit Bestellungen/Verträgen ab; Anomalieerkennung flaggt Abweichungen | Spart erheblich manuelle Prüfarbeit und reduziert Erfassungsfehler; verhindert Überzahlungen durch automatischen Abgleich (direkte Kosteneinsparung und verbesserte Compliance) | UiPath (OCR-Erfassung & Buchungsautomation), Power BI (autom. Finanzreports) |
| Wissensmanagement | Wissensdatenbank & Best Practices | Intelligenter Wissensassistent (Assistenz): unternehmensspezifischer Chatbot beantwortet Mitarbeiterfragen auf Basis interner Wissensdatenbanken und vergangener Projektberichte | Schneller, zentraler Zugriff auf FM-Wissen im Unternehmen; verringert Suchaufwand und fördert Wiederverwendung von Best Practices (Zeitersparnis, Qualitätsgewinn) | ChatGPT Enterprise (LLM auf Firmendaten trainiert), Azure Cognitive Search (Dokumentenindex mit KI) |
| IT-Support & Infrastruktur | IT-Helpdesk & Systemüberwachung | IT-Helpdesk-Chatbot (Assistenz) & automatisiertes Monitoring: KI-Chatbot unterstützt bei Standard-IT-Problemen (Passwort reset, Zugriffsanfragen) oder leitet Tickets ein; ML überwacht IT-Systeme und meldet Anomalien | Schnellere Problemlösung im IT-Support (weniger Mitarbeiter-Downtime); IT-Team wird von Routine entlastet, proaktive Fehlererkennung verhindert Ausfälle (Zeitersparnis, höhere Servicequalität) | GPT-5 (IT-Chatbot, z.B. via Azure Bot), Azure Monitor (KI-basiertes System-Monitoring) |