"Wo der Bürger keine Stimme hat, haben die Wände Ohren."
Jeannine Luczak, schweizerische Literaturwissenschaftlerin u. Aphoristikerin
Sekretariatsdienste
Sekretariatsdienste
Die wichtigsten Aufgaben des Sekretariatsdienstes sind folgende:
- Planung und Festlegung von Terminen jeglicher Art
- Vorbereitung von Mitarbeiterbesprechungen und Besucherbesprechungen
- Information der Geschäftsführung
- Wahrnehmung von Dienstaufsichtspflichten in der Abteilung und Führung des Disposition
- Vorbereitung von Geschäftsreisen (Reiseplan, Buchung von Verkehrsmitteln und Hotels, Bereitstellung von Devisen etc.) des Bereichsleiters
- Auswertung von Berichten, Protokollen und Besprechungsunterlagen
- die Stelleninhaberin stellt die effektive und reibungslose Funktionsfähigkeit des Bereichssekretariats sicher
- entlastet den Bereichsleiter wirkungsvoll bei der Wahrnehmung seiner Führungs-, Kontroll- und Informationsaufgaben
- nimmt Diktate des Bereichsleiters auf, schreibt die Korrespondenz, entwirft Geschäfts-, Glückwunsch- und Kondolenzschreiben sowie interne Rundschreiben nach den Angaben des Bereichsleiters
- kontrolliert die in der Abteilung eingehende Tagespost, versieht diese ggf. mit Vermerken und legt sie dem Bereichsleiter vor
- bereitet ausgehende Schriftstücke des Bereichsleiters für den Postversand vor
- legt Schriftstücke nach Ablageplan ab und führt - nach Maßgabe des Vorgesetzten - sämtliche Unterlagen der Abteilung
- erstellt Präsentationsunterlagen für den Bereichsleiter
- klärt selbständig Sachverhalte und Fragestellungen
- erstellt und führt Dokumentationen und Statistiken u.a. auch auf der Basis selbst aufbereiteter Basisdaten
- verfolgt die laufenden Geschäftsvorgänge und macht den Bereichsleiters ggf. auf Auffälligkeiten und Abweichungen aufmerksam
- verwaltet die Übersicht über die vom Bereichsleiter zu versendenden Werbegeschenke und Präsente aus besonderem Anlass und erledigt den Versand
Telefondienste
- Die Telefonzentrale ist durchgehend von x Uhr bis y Uhr an z Tagen im Jahr besetzt
- Die Mitarbeiter/innen am Switchboard haben sich innerhalb z.B. 10 Sekunden nach Rufeingang zu melden und das Gespräch zu bearbeiten.
- Der Telefondienst ist verantwortlich für:
-> Betrieb der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Telefonvermittlungsanlage
-> sicherstellen, dass Anrufe innerhalb der genannten Reaktionszeit auf höfliche und zügige Weise beantwortet werden
-> Durchführung von Systemprüfungen um sicherzustellen, dass das System korrekt funktioniert
-> die mit dem Betrieb verbundenen Verwaltungsangelegenheiten wie z.B. Durchwahlnummern, Telefonverzeichnis,Störmeldungen und Aktenunterlagen sind ständig auf dem neuesten Stand zu halten
-> Störungen werden aufgezeichnet und dem entsprechenden Leistungsanbieter gemeldet und innerhalb der Reaktionszeiten bearbeitet
-> Einrichtung der Telefonanschlüsse (und Abrechnung, wenn vermietet)
-> Abrechnung im Auftrag des Auftraggebers mit den Telekommunikationsdienstleistern
-> Veranlassung der korrekten Eintragungen der Telefon-, Telefax- und Modemanschlüsse in die örtlichen Bücher
-> Erkennung von Bedarf an zusätzlichen Ausrüstungen und/oder Systemen sowie Melden desselben an den Auftraggeber
Übersetzungsdienste
- Der Sekretariatsdienst organisiert den Übersetzungsdienst
- Kleinere Aufgaben, die eher informativen Charakter besitzen, können mit Hilfe von Übersetzungssoftware bzw. über das Internet bearbeitet werden
- Für „Business-Übersetzungen“ (einwandfreie Grammatik, einwandfreier Ausdruck und richtige Schreibweise voraussetzend) sind professionelle Übersetzungsbüros zu beauftragen
Dokumentendienste
-> möglichst standortunabhängig
-> virtuelles Büro
-> „Übernacht“ mietbare Büros in wichtigen Städten (angemessene Ausstattung, Sekretariat für Besucherbetreuung und Postservice, Telefonservice bei Abwesenheit, Nutzung von Gemeinschaftseinrichtungen wie Empfang, Konferenzraum, Teeküche ISDN-Telefonanschluss mit Endgerät, Telefax-Service, ggf. E-Mail- und SMS-Service)
-> Nebenleistungen (wie Heizung, Strom, Wasser, Aufzug, Reinigung)
-> DV-unterstützt
-> Dokumentenerstellung und –bearbeitung
-> Dokumentenlogistik
-> garantierte Vertraulichkeit (Verschlüsselungstechnik, personelle und organisatorische Maßnahmen)
-> Identität von Informationen oder Personen zweifelsfrei nachweisbar
Dokumente erstellen
(Schreib- / Scandienste)
- Struktur der Dokumentationsrichtlinien festlegen,- Inhalt und Umfang der zu liefernden Dokumentation
- Anforderungen und Grundsätze an die Ausführung der Dokumentation
- Kennzeichnung aller Unterlagen, Datenträger und Ordner
- Bezeichnung und Format digitalisierter Unterlagen
- Anforderungen an die Ausführung der CAD-Dokumentation
Dokumente vervielfältigen
(Kopier- / Druckereidienste)
- Betrieb der vom Auftraggeber aufgestellten und ans Stromnetz angeschlossenen Kopiergeräte,- Empfehlung für die Bereitstellung und Aufrechterhaltung eines Kopierdienstes in Übereinstimmung mit den Bedürfnissen des Auftraggebers
- Kopiergeräte werden entsprechend den Bedürfnissen im gesamten Gebäude aufgestellt. Der Auftragnehmer trägt die Verantwortung für die Lieferung und Verteilung von Hilfs- und Betriebsstoffen
- Ablesung sämtlicher Zähler
- Wartung, Instandsetzungen und Erneuerungen
- Störungsbeseitigung während der normalen Arbeitszeiten innerhalb x Stunden (sinnvoll ist es, diesen Punkt in die Instandsetzungsstrategie entsprechend aufzunehmen)
- Ausbildung der Mitarbeiter des Auftraggebers, die an den Geräten arbeiten
- Verwaltung, Kostenkontrolle und Berichtswesen,- Benchmarking mit den Vormonaten und zwischen den einzelnen Abteilungen
Dokumente verteilen
- Falls nicht auf elektronischem Wege (E-Mail, Fax, Intranet u.a.) verteilt, erfolgt die Verteilung sinnvollerweise als Leistung der innerbetrieblichen Postdienste.
Dokumente verwalten
- Aktuelle Dokumente (Betriebliche Regeln aufstellen und einhalten, Datensicherheit beachten, Zugriffsberechtigungen aktuell halten, Vertraulichkeitsregelung)
- bei Fremdvergabe der Leistung ggf. einschränkende Aufgabenstellung
- Besondere Regelungen bei Geschäftspapier mit direktem monetären Bezug (z.B. Rechnungen)
- archivierte Dokumente (siehe 6.812.4)
Dokumente archivieren
- Zum Dokument wird von der Fachabteilung eine Archivkarte angelegt:
-> Informationen zum Dokument (relevant nur für Fachabteilungen),
-> Aufbewahrungsfristen,
-> Archivierungsdatum,
-> Dokumentennummer.
- Es werden bei nichtelektronischer Archivierung i.d.R. folgende Hauptarbeitsgänge vollzogen:
Fachabteilung:
-> Dokumentkarte mit Informationen zur Dokument ausfüllen,
-> Durchschrift mit den Angaben zur Aufbewahrungsfrist anfertigen,
-> Datum und Dokumentnummer auf die Dokumentmappe kleben,
-> neues Dokument zur Archivierung an das Archiv schicken.
- Archiv:
-> Dokument nach Fristen ordnen,
-> Datum der Dokumente feststellen (aktuell, vorausgehend),
-> Dokument nach begrifflichen und technischen Kategorien bearbeiten,
-> Dokument unter den begrifflichen und technischen Kategorien im Archiv einordnen,
-> neue Dokumentmappe anlegen,
- bei Bedarf ergänzende Unterlagen zum Dokument an das Archiv schicken,
-> Dokument unter der entsprechenden Archivierungsdauer archivieren.
- Eine Umarchivierung wird wie eine Neuarchivierung behandelt.
Dokumentenentsorgung initieren
-> Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 Durchführung der Informationsträgervernichtung gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und DIN 32757-1
-> zugriffsichere Behälter und Spezialfahrzeuge
-> geschlossene Informationsträgervernichtungsanlagen auf bewachten Grundstücken
-> Überschaubarkeit aller Prozessschritte
-> Vernichtung je nach Sensibilität in den Sicherheitsstufen 1 bis 5 möglich
-> lückenlose Dokumentation des Vernichtungsvorganges
-> Verpflichtung aller Mitarbeiter des AN auf das Datengeheimnis gemäß § 5 BDSG
-> Zertifizierung aller Niederlassungen als Entsorgungsfachbetrieb gemäß EfbV
-> Entsorgung nach DIN 32757 mit an den Einzelfall angepasster Sicherheitsstufe
-> datengeschütztes Papier
-> Filme, Mikrofilme, Mikrofiche
-> Magnetbänder
-> Disketten
-> Chipkarten, Magnetkarten, Identifikationskarten
-> Optische Speicher
Empfangsdienste
- Die Einsatzzeit richtet sich nach Anforderungen (Schichtbetrieb, muss ein repräsentativer Empfang zur Verfügung gestellt werden oder reicht ein Selbstwählsystem mit persönlicher Abholung?).
- Feste Anwesenheitszeit sollte gewährleistet sein. Je nach Position kann der Empfang auch mit „Füllarbeiten angemessener Art“ beschäftigt werden z.B. Kontrolle eines Bildschirmes, Parkhaus Ein- und Ausfahrt u.s.w.
- Qualifikation (fachlich, persönlich):
-> EDV-Grundkenntnisse,
-> Ersthelferausbildung,
-> Sprachkenntnisse in Wort und Schrift: Deutsch,
-> Englisch Grundkenntnisse,
-> freundliches Wesen,
-> gute Umgangsformen.
- Leistungsbeschreibung (Tätigkeiten, Verantwortungsbereich):
-> Ausweiskontrolle, Besucheridentifikation; Besucheranmeldung,
-> Besucherregistrierung (Besucherbuch, EDV),
-> Besucherausweishandling,
-> Besucherleitung und –betreuung,
-> Informationsdienst.