"Nicht mit Erfindungen, sondern mit Verbesserungen macht man Vermögen."
-Henry Ford, Gründer von Ford, 1863 - 1947
Verhandlung, Abschluss von Verträgen
Grundsätzlich ist es sinnvoll, dem FM diese Aufgaben zu übertragen. (u.a. abhängig von der Anzahl solcher Verträge im Unternehmen). Ggf. ist eine Zusammenarbeit mit der Rechtsberatung herzustellen.
Dem FM obliegen im Wesentlichen folgende Vertragsarten zur Bearbeitung und laufenden Verfolgung bzw. Optimierung:
- Miet- und Pacht-,
- Dienst-,
- Geschäftsbesorgungs-,
- Dienstleistungs-,
- Kauf-,
- Versicherungs-,
- Energieliefer-,
- Darlehens-,
- Leasingverträgen.
- Beachtung: Das Versicherungsvertragsgesetz (VVG) steht über dem Versicherungsvertrag.
Bei der Abfassung von Verträgen ist zu beachten, dass Personen mit Verträgen arbeiten müssen, an denen sie i.d.R. nicht mitgewirkt haben:
- Klarheit des Textes,
- präzise Beschreibung der Leistungsziele,
- vorzugsweise im eigenen Hause formulieren, eigene Gestaltung, Maximal- /Idealforderungen. Jeder Vertrag ist zu analysieren als Vorbereitung für eine Vertragsverhandlung,
- Verhandlung mit dem Ziel eines Kompromisses,
- nach Vertragsschluss Dokumentation der inhaltlichen Vorgaben (Finanzen, Termine, Qualitäten und Quantitäten),
- Verträge sind Q-relevant und müssen min. für 6 Jahre archiviert werden.
Instandhaltungsverträge
Regelmäßige Instandhaltung, Wartung und Pflege von Maschinen, Anlagen und Gebäuden tragen wesentlich zu
- Werterhalt,
- Kosteneinsparungen und
- reibungslosen Nutzungs- und Produktionsprozessen bei.
Neue Entwicklungen, wie zum Beispiel die Hygienewartung nach VDI 6022, Neuordnung der DIN 31051-2003-06, die Europäische Norm EN 13269 (Instandhaltung – Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen) und weniger die DIN EN 13460 23002, sowie die dazugehörige Anlage B „Informationseinheiten für den Arbeitsauftrag“ sind kaum eingeflossen und erfordern eine kritische Überprüfung und in vielen Fällen die Neuverhandlung von Verträgen über Instandhaltungsdienstleistungen (klassisch Wartungsverträge genannt).
Zukünftig werden sich deshalb Facility Manager und Anbieter gleichermaßen mit modernen nachfrageorientierten Vertragskonzepten stärker auseinander zu setzen haben.
Überprüfung von Versicherungsverträgen
nach Sinnhaftigkeit und Prämienhöhe
- Beratung bei Art und Umfang von Objektversicherungsleistungen. Abschluss von Objektversicherungsverträgen.
- Erkennen und Abwickeln von Versicherungsschäden.
- Dazu ist der Einblick ins Versicherungsrecht der Sachversicherer notwendig :
-> Die Fähigkeit Sachversicherungsschäden an Liegenschaften durch Sturm, Leitungswasser, Glasbruch, Brand, Einbruch u. ä. zielführend dokumentieren und abwickeln zu können ,
-> Kenntnis zum Rechengang der Prämienberechnung, zum Gebäudeversicherungswert (z.B. Verfahren nach Rössler).
- Versicherungsverträge :
-> Schadenversicherer,
-> Personenversicherer,
-> Gebäudeversicherungen,
-> Super-Excedentenversicherungen.
Prämienberechnungen zum Gebäudeversicherungswert
- Besonderheit: Der Bund ist Selbstversicherer.
-> Im Zusammenhang mit der Errichtung baulicher Anlagen, die in der Verwaltung des Bundes stehen, sind deshalb i.d.R. keine Versicherungsverträge (z. B. für Bauwesen, Feuer, Diebstahl, Haftpflicht, Transport, Wasserschaden, Glas usw.) abzuschließen.
-> Sofern ausnahmsweise ein Versicherungszwang auf Grund von Landesgesetzen oder Ortsstatuten besteht, sind Verträge über Feuer- und Haftpflichtversicherung abzuschließen. Soweit für derartige Versicherungen Kosten während der Bauzeit anfallen, sind sie als Baunebenkosten zu veranschlagen und abzurechnen.
-> Die Ermittlung der Versicherungswerte kann erfolgen:
-> durch Schätzung auf Grundlage der Anlagenbuchhaltung,
-> durch Hochrechnung der historischen Anschaffungskosten auf den heutigen Wiederbeschaffungswert
-> oder durch Sachverständige.
Versicherungssumme = Herstellkosten der gesamten Bauleistung
+ Stundenlohnarbeiten
+ Neuwert der gelieferten Baustoffe
+ gelieferte Bauteile
+ Hilfsbauten
+ Bauhilfsstoffe
Am Schadenstag, ohne Grundstück, Finanzierungs- und Erschließungskosten.
Selbstbeteiligung im Schadenfall:
- Generell je Schadenfall x Euro.
- Für Sachen im Gefahrenbereich und Altbauten jeweils x % der Entschädigung, mind. x Euro.
- Ausschlüsse
Soweit Ausschlüsse vom Versicherungsschutz vorgenommen werden sollen, sind diese ausdrücklich mit zu vereinbaren. Dies ist auch bei Vertragsänderungen zu beachten. Die Versicherer bieten meist im Rahmen ihrer Versicherungsprodukte über eine »Pauschaldeklaration« die Mitversicherung besonderer Deckungserweiterungen (versicherte Sachen und Kosten) ohne Mehrbeitrag an. In der All-Risk-Versicherung sind zusätzlich noch sonstige unbenannte äußere und/oder innere Schadenursachen mitversichert. Erstreckt sich der Versicherungsschutz auch auf innere Schadenursachen, kann er den separaten Abschluss einer Elektronikversicherung entbehrlich machen.
- Haftpflichtversicherung
Grundlage des Versicherungsschutzes der Haftpflichtversicherung bilden die Allgemeinen Versicherungsbedingungen für die Haftpflichtversicherung (AHB). Der Versicherungsschutz umfasst im Rahmen der Vertragsbestimmungen nach der Prüfung der Haftungsfrage die Abwehr unberechtigter Ansprüche, Befriedigung berechtigter Ansprüche.
- Deckungssummen
Die Leistung des VR wird in der Haftpflichtversicherung durch die vereinbarten Deckungssummen begrenzt. Der VR unterscheidet hierbei zwischen folgenden Schäden:
-> Personenschäden (Verletzung oder Tötung einer Person plus Folgeschäden). Hierunter ist die Verletzung oder Tötung einer Person und der sich daraus ergebende Folgeschaden (z.B. Unterhalt) zu verstehen. Dies betrifft auch den Publikumsverkehr, wobei sich der Versicherungsschutz auch auf Regresse der Sozialversicherungsträger erstreckt. Für die Berechnung der Schadenhöhe bei dauerhafter Schädigung einer Person ist der Kapitalwert der Rente maßgeblich.
-> Sachschäden (Beschädigung oder Zerstörung einer Sache plus Folgeschaden) Dies ist die Beschädigung oder Zerstörung einer Sache und der sich daraus ergebende Folgeschaden (z.B. Nutzungsausfall).
Abschluss neuer Versicherungsverträge
Auch Versicherungsverträge unterliegen dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit. Im Ergebnis ihrer regelmäßigen Überprüfung auf Notwendigkeit und Prämienhöhe, sowie auf Deckung sind die Verträge nach Ablauf der Vertragsfristen verbessert zu gestalten.
-> Im Zusammenhang mit der Errichtung baulicher Anlagen sind i.d.R. Versicherungsverträge (z. B. für Bauwesen, Feuer, Diebstahl, Haftpflicht, Transport, Wasserschaden, Glas usw.) abzuschließen.
-> Sofern ausnahmsweise ein Versicherungszwang auf Grund von Landesgesetzen oder Ortsstatuten besteht, sind Verträge über Feuer- und Haftpflichtversicherung abzuschließen. Soweit für derartige Versicherungen Kosten während der Bauzeit anfallen, sind sie als Baunebenkosten zu veranschlagen und abzurechnen.
Schadensmeldung
- Aus dem Berichtswesen und dem Schichtbuch entsteht ein monatlicher Statusbericht, der eine wichtige Grundlage bei der Schadensmeldung bzw.- verfolgung darstellt.
- Unverzügliche Information über:
-> Schäden (Schadensmeldungen für Versicherungsvorgang),
-> produktionsrelevanten Störungen (Ursache, Zeitraum und veranlasste Maßnahmen),
-> besondere Ereignisse auch außerhalb der Berichtspflichten, Information über durchgeführten bzw. durchzuführenden Arbeiten stets auf Versicherungsrelevanz prüfen,
-> ein Schaden ist unverzüglich nach Kenntnis dem Versicherungsbereich, einschließlich der beizufügenden Schadenanzeige schriftlich mitzuteilen,
-> Feuer-, Explosions- und Einbruchdiebstahlschäden sind vorab fernmündlich der zuständigen Versicherung und zusätzlich der zuständigen Polizeidienststelle anzuzeigen.
- Schadenminderungsmaßnahmen sind umgehend einzuleiten:
-> Beschädigte Teile sind zu Beweiszwecken solange aufzubewahren, bis der Versicherer einer Verwertung zugestimmt hat.
Verfolgung der Schadensabwicklung
- Das FM übernimmt für seine Kunden die Verfolgung der Schadensabwicklung.
- Die Abläufe werden so protokolliert, dass sie evident sind und ggf. vor Gericht als Beweismaterial benutzt werden könnten.
- Die hierfür anzuwendenden Regeln sind mit dem Justitiar abzustimmen.
- Über die Schadensverfolgung ist regelmäßig zu berichten.
Kündigung von Verträgen
- Im Zusammenhang mit 6.762 und 6.763 sind Verträge zu kündigen, wenn sie den Anforderungen nicht mehr entsprechen.
- Über die Kündigungsabsicht und Durchführung ist innerbetrieblich zu informieren, damit nichts übersehen wird und evtl. Versicherungsschutz fehlt.
- Es sollte von den entsprechenden Abteilungen mit einer Checkliste Zustimmung eingeholt werden.
- Vor die Kündigung ist zwingend immer Punkt eine Neuverhandlung vorzuschalten, damit es nicht etwa aus Ersparnisgründen zu Deckungsrisiken kommt.