"Zu fünfzig Prozent haben wir es geschafft, aber die halbe Miete ist das noch nicht."
-Rudi Völler, dt. Fußballspieler u. Bundestrainer 2000 - 2004
Neuvermietung - Mietersuche:
-> Erstellung von Werbung für leer stehendes Objekt,
-> Leitung von Bewerbergesprächen zur Anmietung,
-> Vermarktung des Objektes zur Vermietung,
-> Inserate schalten (Zeitungen/ Internet/ Stadtverwaltung/ freie Makler),
-> Kontaktaufnahme mit Maklern (Terminvereinbarungen),
-> Objektbesichtigung mit den Interessenten,
-> Bonitätsprüfung der potentiellen Mieter (Anfrage bei Kreditreform o. ä.).
Neuvermietung - Mietvertragsabschluss:
-> Marktübliche Mietpreise ermitteln,
-> Mietvertragsverhandlungen (inkl. Mietzins, Nutzungsrechte) mit dem Mieter,
-> Erstellung von Mietvertragsvorschlägen,
-> Verhandlungsgespräche,
-> Klärung und Beschreibung der Betriebskosten gegenüber Kunden und Eigentümer,
-> Abstimmung evtl. Umbaumaßnahmen bei Einzug,
-> vertragliche Gestaltung bei Umbauwünschen und Flächenänderungen,
-> Übergabe und Abnahme des zu vermietenden Objektes mit Protokollierung,
-> Einweisung in die Hausordnung,
-> Überwachung der Mieterpflicht,
-> Mitwirkung bei der Erstellung der AGB / AVB zum Mietvertrag,
-> Weiterleitung des Schriftverkehres an betreffende Parteien (Vermieter/ Mieter),
-> Erstellung von Buchungsbelegen,
-> Archivierung und Verwaltung nach Mietvertragslisten und Erfassung im Mietvertragssystem.
Mieterbetreuung
- Überwachen des Objektes durch turnusmäßige Objektbesichtigungen
- Überwachung der Einhaltung der Hausordnung
- Überwachung von mieterseitigen Veränderungen am Mietgegenstand
- Abwicklung von Vermieterpflichten und Ansprechpartner für Mieter für alle Angelegenheiten aus dem Mietverhältnis und bei Schäden
- Überprüfung der notwendigen Schönheitsreparaturen
- kontrollieren und begleiten des Mietverhältnisses
- Schlichtung von Mietdifferenzen
- Darstellung bei Veränderung der Kosten gegenüber dem Mieter und Vermieter
Allgemeine Verwaltungsaufgaben:
-> Ansprechpartner für Behörden,
-> Ansprechpartner bei Schäden durch Fremdeinwirkung und Mieterverschulden,
-> Überwachung der Verkehrssicherungspflicht,
-> Abwicklung von Schadensfällen,
-> Zwischen- und Abschlussbericht Bereich den Eigentümer.
Verwaltung der Mietverträge
- Erfassen, Führen und Pflegen einer Mietübersichtsliste inkl. etwaiger Leerstände.
- Archivierung der Mietverträge in elektronischen Daten und Papierform nach Vertragsnummernsystem.
- Überwachen aller Fristen aus dem Mietvertrag (z.B. Optionsfristen, Mietanpassungen, Kündigungstermine etc.),
- Vorbereitung und Durchführung von Vertragsanpassungen,
- Weiterleitung von Kopien der Mietverträge und Mietvertragsanpassungen an zuständige Abteilungen zur Buchungssicherung,
- Überwachung der Einhaltung aller Vereinbarungen aus dem Mietvertrag,
- Mietkautionswesen:
-> Verwalten der Sicherheitsleistungen (Kautionen, Bürgschaften) gemäß gesetzlichen Vorschriften und ggf. ergänzender mietvertraglicher Vereinbarungen,
-> fristgerechte Rückgabe der Sicherheitsleistung unter Berücksichtigung etwaiger Einbehalte und/oder Forderungen aus dem Mietverhältnis,
-> Erstellung und Weitergabe der zur Abrechnung der Sicherheitsleistung erforderlichen Abrechnung und Buchungsbelege.
- Mietanpassungen:
-> Vorbereitung und Durchführung von Mietanpassungen (Miete, Betriebskosten) gemäß Mietvertragsvereinbarungen und/oder gesetzlichen Möglichkeiten oder Vorgaben.
- Mahnwesen:
-> Information des Vermieters bei Fehlbuchungen oder Mietausfällen,
-> schriftliche Klärung des Sachverhaltes mit Mieter und Vermieter,
-> verhandlungsführend tätig um Sachverhalte zu klären,
-> Mahnbescheid veranlassen,
-> Räumungsklage in Abstimmung mit dem Eigentümer veranlassen (bei externen Mietern),
-> Geltendmachung des Vermietungspfandrechts,
-> Anmahnungen, wenn Ziele von Vereinbarungen nicht erreicht wurden bis zur Übergabe an die Rechtsabteilung, um dort Forderungen und Rechte durchsetzen zu lassen.
-> Anmahnen der Mieter bei nicht ordnungsgemäßer Durchführung von nötigen Schönheitsreparaturen (bei externen Mietern, wenn das im Mietvertrag so vereinbart ist).
- Beendigung des Mietverhältnisses:
-> Schriftliche Kündigung des Mieters auf rechtliche Grundlagen prüfen und bestätigen,
-> ordnungsgemäße Kündigung durch den Vermieter gewährleisten,
-> Kündigungsbestätigung dokumentieren,
-> Termin vor Ort vereinbaren,
-> Abnahmeprotokoll erstellen,
-> Mängel feststellen und Beseitigung überwachen,
-> evtl. Vereinbarung verhandeln, erstellen und schriftlich festlegen,
-> Endabnahme vor Ort vereinbaren und durchführen,
-> Endabnahmeprotokoll erstellen,
-> Schlüsselrückgabe/Schließsystem kontrollieren, betreuen,
-> Überwachung von Rückbauverpflichtungen,
-> Ummeldung bei den Ämtern,
-> Überprüfen von Wartungsverträgen,
-> Mietbeleg ändern,
-> Entsorgung von Hausrat und Mobiliar.
Nebenkostenabrechnung
Die Abrechnung der Nebenkosten ist eine sehr komplizierte Sache: Verbrauchseinheiten, Quadratmeter-Tausendstel und Eurobeträge werden miteinander in Beziehung gesetzt und an den Mieter weiterverrechnet Die Abrechnung muss aber so abgefasst sein, dass der Mieter sie auch ohne kaufmännische oder juristische Vorbildung verstehen kann. Daher muss die Rechnung zumindest einige Anforderungen erfüllen:
- Sie muss als Textform vorliegen. Der Vermieter muss sie aber nicht unterschreiben,
- korrekte Anschrift des Mieters,
- Angabe der Mietfläche (Büro, Wohnung),
- Beschreibung der Abrechnungseinheit,
- Angabe des Abrechnungszeitraumes,
- Angabe der einzelnen Betriebskostenarten, die umgelegt werden,
- Darstellung des Umlagemaßstabs (Wohnfläche, Wohneinheiten, Personenzahl Miteigentumsanteile),
- Angabe der Gesamtkosten,
- Berechnung der Kosten, die auf den Mieter entfallen,
- Angabe der Vorauszahlungen, die der Mieter geleistet hat,
- Mitteilung des Endergebnisses (Nach- oder Rückzahlung).
Welche Nebenkosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden?
- Unterscheiden zwischen Pauschalen und Vorauszahlung:
-> bei einer Pauschale sind alle Kosten mit der Zahlung abgegolten. Steigen die Kosten, kann der Vermieter keine Nachzahlung verlangen, andererseits kann auch der Mieter keine Rückzahlung fordern, wenn die tatsächlichen Kosten unter der Pauschale liegen.
-> bei der Vorauszahlung werden die Nebenkosten einmal im Jahr ermittelt und exakt abgerechnet. Der Mieter zahlt einen monatlichen Abschlag, der dann mit den tatsächlichen Kosten verrechnet wird – den Überschuss bekommt er zurück, Überschreitungen muss er nachzahlen.
- Betriebskosten im Überblick:
-> Grundsteuer,
-> Wasserversorgung,
-> Entwässerung (Abwasser- oder Kanalgebühren),
-> Heizkosten,
-> Warmwasserkosten,
-> Aufzugskosten (Wartungskosten dürfen umgelegt werden, Instandsetzungskosten aber nicht),
-> Straßenreinigung und Müllabfuhr,
-> Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung,
-> Gartenpflege (nicht: Neugestaltung des Gartens),
-> Beleuchtung,
-> Schornsteinreinigung,
-> Sach- und Haftpflichtversicherungen,
-> Aufwand für einen Hausmeister,
-> Gemeinschaftsantenne oder Breitbandkabel,
-> Wäschepflege (Kosten für Gemeinschaftswaschmaschinen, Trockner, Bügelautomaten, Wartung der Geräte. Stellt der Vermieter Münzgeräte auf, muss er nachweisen, dass diese Einnahmen die tatsächlichen Kosten nicht decken),
-> „sonstigen Betriebskosten“, etwa für ein Schwimmbad oder eine Sauna (Der Mieter muss diese Posten nur zahlen, wenn sie im Mietvertrag genau beschrieben sind).
Wahrnehmung der Eigentümerinteressen
Beim Betreiben sind die Interessen des Eigentümers der Immobilie stets zu wahren. Dies gilt bei Eigenbewirtschaftung und umso mehr bei Fremdbewirtschaftung.
Sämtliche Leistungen, die den Betrieb des Gebäudes betreffen, sollen zuverlässig, unauffällig und unter starker Berücksichtigung der Eigentümerinteressen erbracht werden. Der vereinbarte Qualitätsstandard ist als Mindestanforderung anzusehen.
Die betrifft insbesondere:
- Einhaltung der wirtschaftlichen Vorgaben (Ressourcenverbrauch),
- Einhaltung der Sicherheitsstandards,
- Einhaltung der Hausordnung,
- Wahrnehmung der Aufgaben des Betreibers, soweit sie im Rahmen des Vertrages/der Leistungsvereinbarung an das FM übertragen wurden.
Vergabe einzelner Aufträge
z.B. für Gebäudereinigung, Instandhaltung, Hausmeisterdienste, Gärtnerdienste u.a. initiieren
Die Gesamtheit der Regelungen und Maßnahmen zur Vergabe von Leistungen nennt man Verdingungswesen. Es findet seinen Abschluss im (Bau-) Vertrag zwischen dem Bauherren und dem Bauunternehmer. Nach erfolgter Fertigung und Abnahme des Bauwerkes kommt es zur Abrechnung der Bauleistung. Den gesamten Prozess von der Erstellung der Vergabeunterlagen bis zur Abrechnung bezeichnet man als AVA-Verfahren.
Wenn das Management zu der Überzeugung kommt, dass bestimmte Leistungen fremd vergeben werden sollen, ist der Prozess der ordnungsgemäßen AVA (Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung) dieser Fremdleistungen durchzuführen.
Prozesse der Ausschreibung Vergabe Abrechnung (VOB ist i.d.R. Grundlage für AVA)
- Bietervorschlagsliste
-> Präqualifikation / Audits
-> Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes Allgemeine Ausschreibungs-Bedingungen AAB
- AVA Steuerung
-> Angebotseröffnungsprotokoll
-> Preisspiegel
- Vergabeverhandlungsvorschlagliste
-> Vergabeverhandlung / Protokoll
-> Angebotsvergleich und Vergabevorschlag
-> Verdingungsunterlagen
-> Leistungsbeschreibung / Leistungsverzeichnis
-> Beilagen wie: Allgem. Vorbemerkungen, AVB, BVB, ZVB, ATV, ATV-TGA, Schnittstellendefinitionen, Bürgschaften, Lieferbedingungen für Planungsleistungen, Raumbuch, weitere Beilagen, Qualitätscheck Vergabeunterlagen
-> Bemusterung / Proben / Referenzobjekt
-> Abnahmen / Abnahmeprotokolle
-> Mängelverfolgung / Liste der offenen Punkte
-> Entscheidungsmanagement
-> Änderungsmanagement, Konfig.-Prozeduren
- Einführung (Implementierung)
-> Gesamtkostenrahmen, Wirtschaftlichkeit
-> Finanzierungspläne
-> Planungskosten, Honorare
-> Kostenmanagement
-> Leistungsnachweise / Rechnungen
-> Kostenfeststellung / Dokumentation
-> Kostenflusspläne und -diagramme
- Sonderkostenmanagement