"Treffen Einfalt und Gründlichkeit zusammen, entsteht Verwaltung."
-Oliver Hassencamp, dt. Schriftsteller, 1921 - 1988
Allgemeine Hausverwaltung
Aufstellen von Wirtschaftsplänen
Zu den Leistungen der Hausverwaltung gehören folgende Aufgaben, sofern sie nicht auf andere Leistungsträger des FM dieser Aufstellung zweckmäßigerweise übertragen wurden:
- Buchführung:
-> Einrichten einer übersichtlichen, ordnungsgemäß kaufmännisch geführten Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt für jede Verwaltungseinheit und Eigentümergemeinschaft. Insbesondere Führen und Abrechnen von Miet- und Hausgeldkonten je Mieter-, Sonder- und Teileigentum, Überwachen der pünktlichen Zahlungseingänge, Einnahmekonten für Erträge, Ausgabekonten je Kostenart,
-> Rückstellungskonten einschließlich Anlage der Rückstellungen, Sonderverrechnungskonten über Forderungen und Verbindlichkeiten, Mitbuchen der Bankbewegungen, Personalkonten des Hauswarts und für die Mitarbeiter der Gemeinschaft.
- Rechnungskontrolle und –anweisung:
-> Rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparatur-Rechnungen, Hauswart und Münzgeldkassen.
- Geldverwaltung:
-> Einrichten und Führen der auf den Namen des Vermieters oder der Eigentümergemeinschaft lautenden Bankkonten (Giro- und Anlagekonten), Einrichtung, Verwaltung und Abrechnung der Kautionskonten, Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder bei einer Bank oder Sparkasse nach Wahl des Verwalters.
- Monatliche Auswertungen und Berichtswesen:
-> Eine zeitnahe und aktuelle Auswertung ermöglicht ein schnelles Reagieren und verhindert negative Entwicklungen.
- Wirtschaftsplan:
-> Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschließlich Ausweisung der Verteilung je Kostenart, in Form von Einzel-Wirtschaftsplänen je Sonder- und Teileigentum.
- Jahresabrechnung:
-> Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die Hausgeld-Einnahmen und -Ausgaben des Vertragszeitraumes als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder- und Teileigentum. Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme zur Verfügung.
-> Eigentümerversammlungen:
-> Einladen und Durchführen einer Jahresversammlung einschließlich der dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten.
- Hausordnung:
-> Die Hausordnung wird von der Verwaltung zur Beschlussfassung vorbereitet und später überwacht. Bei schriftlich gemeldeten Verstößen gegen die Haus-/Nutzungsordnung mahnt die Verwaltung die verantwortlichen Mieter oder Miteigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.
- Verträge für den Vermieter / für die Gemeinschaft:
-> Abschließen und Kündigen von Wartungs-, Lieferanten-, Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen im Namen des Vermieters oder der Eigentümergemeinschaft.
- Überwachen der Dienstkräfte:
-> Betreuen und Überwachen der Dienstleister der Eigentümergemeinschaft.
- Öffentliche Belange:
-> Gegenüber öffentlich-rechtlichen sowie privaten Belangen Maßnahmen treffen, die zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils für die Gemeinschaft erforderlich sind (im Regelfall gemäß Mehrheitsbeschluss).
- Technische Kontrollen des Mietobjektes / am Gemeinschaftseigentum:
-> Zur Werterhaltung und um sich anbahnende Schäden frühzeitig zu erkennen, optische Überprüfung des Mietobjektes oder Gemeinschaftseigentums durch kontinuierliche Begehung des Gesamtobjektes.
- Empfehlung zur Auftragsvergabe:
-> Empfehlung bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum.
- Auftragsvergabe:
-> Erstellen der schriftlichen Kleinaufträge im Namen und für Rechnung des Vermieters oder der Eigentümergemeinschaft bis zu einer vereinbarten Höhe als Geschäft der laufenden Verwaltung.
- Überwachung:
-> Terminüberwachung bei Angeboten, Vergaben, Ausführungen, Schlussrechnungen.
- Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen:
-> Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden etc.,
-> bei Versicherungsschäden am Mietobjekt oder Gemeinschaftseigentum Schadensmeldung an die Versicherung,
-> Klärung der sachlichen Zuständigkeiten bei Schäden am Mietobjekt oder Sonder-/ Gemeinschaftseigentum,
-> Beratung des Vermieters / der Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und –beseitigung,
-> Abrechnung mit der zuständigen Versicherung und den bestellten Handwerkern aus der Regulierung von Schäden am Mietobjekt oder Gemeinschaftseigentum.
- Reinigung Innen:
-> Veranlassung und Überwachung der Innenpflege des gesamten Mietobjektes / gemeinsam genutzten Raumes. Hierzu gehört die Pflege des Treppenhauses, der Keller-, Trocken-, Waschmaschinen-, Heizungs- und der Hobbyräume.
- Reinigung Außen:
-> Dies gilt für die gemeinschaftlich genutzten Außenflächen wie den Gehweg, die Gullys, die Außentreppen, den Hof, die Zufahrten, Parkplätze oder Tiefgaragen.
- Müllentsorgung:
-> Veranlassung der pünktlichen Bereitstellen der Mülltonnen an der Sammelstelle, das regelmäßige Reinigen der Müllsammeleinrichtungen sowie das Reparieren verstopfter Müllschlucker.
- Regelmäßige Überwachung aller haustechnischen Geräte.
- Veranlassen und Überwachen der kompletten Pflege der Außenanlagen.
- Winterdienst:-> Veranlassen der Räumung und Streuung aller zum Grundstück gehörenden Flächen wie z.B. Treppen, Gehwege, Höfe, Parkplätze und Zufahrten.
- Vermietungsservice
- Management von Modernisierungsankündigungen.
An- und Verkäufe unterstützen
in angemieteten Flächen
Die Besonderheit in Mietobjekten (angemietet oder vermietet) ist bezüglich der Verwaltung in erster Linie die auf den Mieter umlagefähigen Betriebskosten (Nebenkosten). Bezüglich des Wohnraumes ist hierbei die Zweite Berechnungsverordnung anzuwenden. Es ist ratsam, auch bei nicht Wohnraum sich im Wesentlichen an dieser Verordnung zu orientieren.
Bei der Prüfung auf Umlagefähigkeit ist folgende Checkliste hilfreich:- Beziehen sich die Kosten auf das vermietete Objekt, - auf das Gebäude, auf Anlagen oder auf Einrichtungen auf dem Grundstück, die dem Mieter prinzipiell zugute kommen,
- fallen diese Kosten mehrmals und mit einer gewissen Regelmäßigkeit an,
- handelt es sich um „laufende Kosten“,
- sind diese Kosten keine Verwaltungskosten,
- stehen sie nicht in Zusammenhang mit der Abrechnung oder der Geschäftsführung durch die Hausverwaltung,
- gehören diese Kosten nicht zu den Kosten für die Instandhaltung? Handelt es sich nicht um Reparaturen, Ausbesserungs- oder Renovierungsarbeiten,
- stehen diese Kosten nicht in Zusammenhang mit der Finanzierung der Mietsache,
- sind die Kosten für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung des Gebäudes sinnvoll und daher wirtschaftlich gerechtfertigt?