"Reich wird man erst durch Dinge, die man nicht begehrt."
-Mahatma Gandhi, indischer Freiheitskämpfer, 1896 - 1948
Finanzbuchhaltung (inkl. Debitoren und Kreditoren)
Erfassung aller Geschäftsvorfälle mit ihrem wesentlichen Inhalt und Wert in planmäßiger, lückenloser und ordnungsmäßiger Form.
- Die Teilhaber erhalten Aussagen über die Zusammensetzung der eingesetzten Eigenmittel, Einlagen und Vermögenswerte, den Gewinn oder Verlust, die Aufwendungen und Erträge, die Höhe der Privatentnahmen (bei OHG, KG).
- Die Gläubiger erhalten einen Nachweis über die Höhe der Forderungen, die sie aus Lieferungen oder Bankkrediten gegenüber dem Unternehmen haben.
- Die Kunden bekommen einen Nachweis über den Umfang ihrer Verbindlichkeiten.
- Partnerunternehmen können die Höhe ihrer Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber dem Unternehmen im Vergleich zu den eigenen Unterlagen prüfen und erhalten Informationen über die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit ihrer Geschäftspartner.
- Aufsichtsbehörden erhalten wichtige Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Prüfungsberichte, Anzeigen über Kreditvergaben und Vermögensanlagen und Ähnliches.
- Die Finanzbehörden benötigen die Bankbuchhaltung als Berechnungsgrundlage für die Höhe der Steuerschuld und als Kontrollmittel.
- Die Öffentlichkeit kann sich aufgrund der veröffentlichten Jahresabschlüsse ein detailliertes Bild über das Unternehmen machen.
- DV-Unterstützung:
-> Für das Bestellwesen ist dem Lagerverwalter ein EDV-System zur Verfügung zu stellen, welches mit dem Instandhaltungssystem, dem Einkaufssystem und dem Finanzbuchhaltungssystem kompatibel sein muss.
Anlagenbuchhaltung
- Anlagevermögen dient der langfristigen betrieblichen Leistungserstellung und der technischen Betriebsbereitschaft.
- Es unterliegt ständiger Abnutzung (Wartung).
- Die Anlagenbuchhaltung hat folgende Hauptaufgaben:
-> Ständig aktuelle Übersicht des Anlagevermögens,
-> Übersicht über den (Ab-)Nutzungsgrad mit Blick auf künftigen Ersatz (Inspektion, Budget,)
-> Erfassung der Kosten, die das Anlagevermögen verursacht,
-> Betrieb, Instandhaltung,
-> eigene, fremde Leistungen,
-> Ersatzteile usw.,
-> Buchung der Kosten,
-> Abschreibungen (Kosten der Wertminderung).
- Zur Sicherstellung der Information erfolgt die exakte und aktuelle Stammdatenübergabe an die kaufmännische EDV. Hier sind die FM-Objekte relevant, die in die kaufmännische Anlagenbuchhaltung übernommen werden. Das erfordert FM-seitige Bestandsaufnahme mit allen Attributen, wie sie für die Anlagenbuchhaltung nötig ist.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Noch wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung nur in seltenen Fällen dem FM übertragen.
Die Aufgabe der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung umfasst folgende Komplexe:
- Erstellen von steuerlich und sozialversicherungsrechtlich korrekten Abrechnungen,
- SV-Meldewesen nach DEÜV,
- Erstellung von Bescheinigungen für Krankenkasse, Arbeitsamt usw.,
- Lohnjournal,
- Lohnkonten u.s.w.
- Die Aufgaben im Einzelnen:
-> Verbuchung wichtiger Lohn- und Gehaltsabrechnungen, wie
--> Abfindungen,
--> Altersteilzeit,
--> Arbeitgeberdarlehen,
--> Arbeitslohn für mehrere Jahre,
--> Auszubildende,
--> Belegschaftsrabatte,
--> Betriebsrenten,
--> Bewirtungskosten,
--> Dienstjubiläum, -reisen,
--> Essen-/Fahrtkostenzuschüsse,
--> Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte,
--> Fehlzeiten,
--> Firmenwagen,
--> freie Mitarbeiter,
--> Fahrtenbuch,
--> freie Unterkunft und Verpflegung,
--> geldwerter Vorteil,
--> Gleitzonen,
--> Insolvenzgeld,
--> (Mindest-)Kirchensteuer,
--> Krankengeld, Kurzarbeitergeld, Lohnfortzahlung/-pfändung,
--> Lohnsteuer,
--> Mutterschutz,
--> Reisekosten,
--> Sachbezüge,
--> Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit,
--> Sozialversicherung,
--> Teillohnzahlung,
--> Urlaubsgeld, -abgeltung,
--> 400 € -Jobs, VL,
--> Vorschüsse,
--> Vorruhestand,
--> Weihnachtsgeld,
--> Werkswohnungen.
-> Übernahme der Lohndaten in die FIBU,
-> Lohnkonten mit der FIBU abstimmen,
-> Brutto-Nettoverbuchung,
-> Kontenklärung: Renten-, Pflege-, Kranken-, Arbeitslosenversicherung, Lohn-, Kirchen-, Umsatzsteuer. Abstimmung der Bereiche Berufsgenossenschaft, Pensionskassen, Schwerbehindertenabgabe.
-> Durchführung des Meldewesens, Jahresabschluss und -endarbeiten u. a. Jahresmeldungen an Krankenkasse, Berufsgenossenschaft, Integrationsamt, Elsterlohn, Ermittlung der Ausgleichsabgabe, Abstimmung relevanter steuerlicher Daten der Lohnbuchhaltung mit der Finanzbuchhaltung. Externe Prüfungen sicher vorbereiten und begleiten. Bundesagentur für Arbeit, Berufsgenossenschaft, Finanzamt. Entgeltabrechnung und Kostenrechnung, Erfassung und Verbuchung von Kostenarten und -stellen. Gewinn- und Verlustrechnung, Personalkosten: Gesamtkostenverfahren. Personalstatistik, Personalaudit, Personalkennzahlen, Personalportfolio.
Kosten- und Leistungsrechnung
Notwendige Dokumentationen:
- Rechnungen über:
-> Lieferungen (Ware, Material),
-> Leistungen (Reparatur, Wartung, Inspektionen, Reinigungen),
-> Stundenachweise,
- Aufgaben:
-> Prüfen der Rechnungen,
-> Einteilung der Lieferungen und Leistungen in Kostenarten und Kostenstellen,
-> Prüfen der Überstundennachweise,
-> Einteilung in Dienstleistungsarten,
-> Prüfen der Rechnungen aus Wartungsverträgen und Lohnleistungen der Subkontraktoren,
-> Einteilung der Lieferungen und Leistungen in Kostenarten und Kostenstellen bei größeren Beträgen (z.B. > 5000 €),
-> Kontieren der Rechnungen,
-> Einteilung der Investitionen,
-> Ggf. Eintragung in die Wartungskartei,
-> Stempeln und Abzeichnen der Kontierungsblätter.
- Führen der Inventarlisten:
-> Bestimmen des betragsmäßigen Anteils der Neuanschaffungen,
-> Buchung der Lohnabrechnungen,
-> Buchung der Überstunden,
-> Berechnung der AfA auf Neuanschaffungen,
-> Fakturierung der Rechnungen,
-> Belastung des (jeweiligen) Profit-Centers,
-> Zahlungsanweisungen an die Hausbank,
-> Vergleich des Anschreibens mit vorhandenen Rechnungen und Stundennachweisen.
- Zuordnung der Kosten in:
-> Lieferungen/Leistungen,
-> Personal,
-> Invest,
-> Betrieb (z.B. Wartung),
-> Miete,
-> differenziert nach Räumen, Anlagen/Geräten, Abteilungen u. ä.,
-> Führung der FM-internen Inventarlisten (zumindest bei Outsourcing),
-> Rechnungserstellung, Abzug von z.B. Eigenverbrauch,
-> Prüfen der Rechnung,
-> Überweisung des Rechnungsbetrages,
-> Budgeterstellung.
Investitionsrechnung
Zur Vorherbestimmung von Investitionen ist eine Investitionsrechnung durchzuführen und im Rahmen des Bestätigungsverfahrens vorzulegen.
Sofern keine besonderen betrieblichen Rechnungsregeln festgelegt sind, ist die geeignete Methode zu wählen.
Bei kombinierten Berechnungsverfahren, etwa Optimierungsrechnung von Investitionen (Kapitaldienst) und Verbrauchskosten, ist eine anerkannte Methode zu Grunde zu legen. Bei Energieanlagen wird u.a. die VDI 2667 angewendet.
Controlling, Nutzungs- und Lebenszykluskosten
Allgemein: Unternehmen, die auch im künftigen Wettbewerb bestehen wollen, können nicht mehr durch Vorgaben und Anordnung reglementiert werden. Es ist vielmehr ein Steuerungssystem erforderlich, das folgende Merkmale aufweist:
- Die Mitarbeiter und Teams organisieren und steuern sich im Rahmen strategischer Ziele weitgehend selbst,
- eine flexible Organisationsstruktur richtet sich an der Effektivität und nicht an Machtstrukturen aus,
- das System ist dynamisch und reagiert rasch auf Veränderungen,
- Unternehmen benötigen ein effizientes Controllingsystem, das ein integriertes Konzept ertragsorientierter Unternehmenssteuerung ermöglicht,
- Controlling und Statistik,
- Haushalt- und Budgetüberwachung,
- Meldungen an Controlling, Finanzen, Leitung,
- Meldungen und Statistik,
- Kennzahlen und Abrechnungen,
- Vergabebericht,
- statistische Kennzahlen,
- Fortschreibung Jahres(rahmen)plan,
- Abrechnung,
- Lebenszykluskosten
Alle Kosten, die während des Lebenszyklus der Einheit auftreten:
Die gesamten Lebenszykluskosten einschließlich, die den Beschaffungsvorgang, den Betrieb, die Instandhaltung und die Entsorgung betreffen.
- Berichtswesen,
- Situationsbericht Baugeschehen für oberste Leitung,
- Ggf. Zuarbeiten Pressestelle,
- Jahresabschlussbericht.