"Wenn du ein glückliches Leben willst, verbinde es mit einem Ziel."
- Albert Einstein
Erstellung von (Zeit-) Plänen
für die Implementierung des FM
Hier wird von einem existierenden FM-Betrieb ausgegangen, welcher verbessert werden soll. Dies betrifft nicht FM-Implementierung nach Immobilien-Neubau. Die Einzeltermine sind abhängig von der Projektgestaltung (Ressourcen, Kompetenzen, Leidensdruck usw.).
Folgendes Vorgehensmodell sollte i.d.R. angewendet werden:
Vorbereitungsphase:
--> Entwicklung eines strategischen Plan
--> Evaluierung bestehender Produkte und Service-Portfolios
--> identifizieren von möglicherweise sinnvollen Fremdvergaben
--> spezifizieren von Erfolgsfaktoren und Entscheidungskriterie
--> Entwicklung einer geeigneten Einführungsmethode der Leistung einschließlich der Prozesse
--> bei Fremdvergabe Festlegung der Auslagerungsmethode
Auswahlphase:
--> Auswahlbeschränkung auf bestimmte Leistungen, um sich nicht zu verzetteln (Personal),Bildung eines Implementierungsteams (Betriebsrat ggf. beachten).Verhandlungsphase (sofern eine betriebsinterne Leistungsvereinbarung bzw. ein externer Leistungsvertrag zu schließen sind):
--> Offenlegen der Interessen und daraus folgenden Optionen der Partner,Optimierung von Optionen,
Entwicklung eines Umstellungsplans
Implementierungsphase:
--> Entwicklung eines Organisationskonzepts (z.B. Aufbauorganisation und Ablauforganisation zur Leistungsrealisierung, aber auch zur Steuerung (Managementkonzept),Formulierung der Service- und Leistungsvereinbarungen,
--> Entwicklung und Installierung von Kooperationsbeziehung, sofern notwendig,
--> Inbetriebnahme
--> Managementprozesse,Aufgabenabwicklung,
--> Controlling
--> prozessbegleitende Optimierung
Regeln:
- Strategieplan für die Zusammenarbeit entwickeln,klare Ziele und Regeln festlegen,
- Schnittstellen und Verantwortlichkeiten definieren,
- Aufnahme eines intensiven Informationsaustausches über gekoppelte Kommunikationssysteme,
- gegenseitige Unterstützung.
Sicherstellung durch Verträge
Eine wichtige Grundlage für eine langfristig problemarme Kunden-Dienstleister-Beziehung stellt die Sicherstellung der Leistungen durch einen ausgereiften Vertrag dar. Das betrifft einerseits die interne Leistungsvereinbarung mit der obersten Leitung und andererseits geschlossene Outsourcing-Verträge für Leistungen, die nicht im eigenen Hause wirtschaftlich oder qualitätsgerecht erbracht werden sollen oder können.