„Wenn man unter Beobachtung steht, muss man besonders sauber sein.“
- Peter Eigen, Gründer der Antikorruptionsinitiative Transparency International
Wesentliche Führungsaufgaben des FM
- Fachverantwortung und Verantwortung des operativen Geschäfts, Risikofrüherkennung
- Management der Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen des Facility Management
- Erarbeitung von Zielen, deren Kommunikation und Überprüfung
- Erfassung, Strukturierung und Umsetzung der Zukunftserwartungen in immobilienwirtschaftlicher Hinsicht
- Etablierung des aktuellen Standes der Technik und Wissenschaft, soweit wirtschaftlich, möglich und sinnvoll
- Erkennen und Ernstnehmen der Kundenanforderungen
- Pflege und Sicherstellung der internen Abläufe auf Basis von Prozessbeschreibungen
- Mitarbeiterführung, Personalentwicklung, Koordination der Aus- und Weiterbildung im Facility Management
- Motivation und Anerkennung der Mitarbeiter
- Optimierung des Betriebes (Non Core Businesses)
- Auftragsmanagement, Arbeitsvorbereitung, Personalplanung und –koordination
- Planung Bauunterhalt und Gebäudeinstandhaltung, sowie Instandhaltung der technischen Anlagen
- Abwicklung und Abgrenzung, z.B. von Fördermaßnahmen, eigen finanzierten Maßnahmen, Regelleistung (Instandhaltung) und externen Kunden
- Sicherstellung der termin- und kundengerechten Leistungserbringung
- Gewerke übergreifende Koordination der Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen
- Auslastung der Mitarbeiter und koordinierter Zugriff auf externe Ressourcen
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Sicherstellung eines gleichmäßig hohen Qualitätsniveaus
- Beseitigung von Defiziten
- Sicherung der erlöswirksamen Umsetzung für Wirtschaftlichkeit und Liquidität
- Sicherstellung der konstruktiven Zusammenarbeit
- Projektmanagement, z.B. vorbereitende Projektkalkulation, Koordination, Projektarbeit
- Bewertung und ggf. Vorbereitung der Umsetzung alternativer Finanzierungsformen
- Organisation und Steuerung des internen und externen Berichtwesens
- Sicherstellung einer hohen Informationsqualität
- Sicherstellung eines effizienten Einsatzes von finanziellen Mitteln
- Fachberatung, z.B. der Geschäftsleitung, des Einkaufes, der Nutzer, u.s.w.
- Implementierung einer Kosten- und Leistungsrechnung
- Controlling, z.B. laufender Projekte
- Wahrnehmung, Anleitung und Kontrolle der Prozesse, z.B. der Gewährleistungsverfolgung
- stufenweise Einführung, Koordination und Pflege der unterstützenden FM-DV-Verfahren im Zusammenspiel mit der DV-Abteilung
- Schnittstellenmanagement, z.B. zu Geschäftsleitung, Finanzbuchhaltung, Auftrags- und Rechnungswesen, Anlagenbuchführung, Revision, Einkauf etc.
- Führung der Objektmanager an den Standorten
- Anwendung von Führungsinstrumenten, z. B. Balanced Scorecard
- Koordination sämtlicher RE/FM-Funktionen
- Standortübergreifende RE/FM-Qualitätssicherung
- Beratung von Nutzern und Entscheidungsgremien in allen Lebenszyklusphasen
- Standort- und Objektübergreifende Kostenrechnung und Kosten- /Budgetplanung
- Standortübergreifende FM-Konzeptionen
- Entwicklung von FM-Strategien
- Erstellung von FM-Konzepten
- Erstellung von Maßnahmenplänen
- Ermittlung notwendiger Ressourcen, Kalkulationen
- Erstellung von Zeitplänen für die Implementierung, z.B. der homogenen Datenhaltung
- Entwicklung von FM-Standards
- Größe von Arbeitsflächen für Arbeitsplätze
- Ausstattungen von Arbeitsplätzen
- Reinigungsstandards, Sicherheitsstandards, Standards für CAFM-Daten u.a.
- Entwicklung von Service Level Agreements (SLA’s) und Key Performance Indicators (KPI’s)
- Reporting: Verdichtung der Berichte aus den Standorten bzw. Objekten
- Balanced Scorecard (BSC): Verminderung von „Reibungsverlusten“ zwischen strategischer Ausrichtung und operativem Geschäft
- Steuerung des Gleichgewichts zwischen langfristigen Geschäftsstrategien und kurzfristigen
Veränderungen in und zwischen den Unternehmensbereichen Finanzwirtschaft, Kundenperspektive, Geschäftsprozesse, Mitarbeiterentwicklung
- Darstellung des strategischen Handlungsrahmens auf einer Übersicht (Scorecard)
- Verfeinerung und Abstimmung mit Geschäftsstrategie bzw. dem FM-Konzept